Un/e responsable du pôle accueil/secretariat

offre d'emploi-hennebont

Poste

  • Cadre d’emploi des adjoints administratifs ou des rédacteurs territoriaux
  • Poste à temps complet

Missions principales

Rattaché(e) à la Direction de la Culture, au sein du pôle Accueil/Secrétariat des Directions Culture et Sport/Vie Associative, (3 agents), et placé(e) sous l’autorité du Directeur de la Culture, vous êtes en charge des relations avec les usagers et les responsables associatifs, du fonctionnement administratif, comptable et opérationnel des secteurs concernés.

Activités principales

– Encadrer l’équipe et coordonner le fonctionnement du pôle Accueil/Secrétariat des Directions Culture et Sport/Vie Associative, en particulier :
o   les relations aux usagers, aux responsables associatifs, aux partenaires extérieurs,
o   les occupations et mises à dispositions des équipements municipaux,
o   les demandes de matériels, arrêtés, conventions,
o   la gestion des courriers entrant et sortant,
o   le classement et l’archivage des documents,
o   les éditions des facturations des mises à dispositions des équipements et du matériel,
le traitement des bases de données et statistiques,
– pour les 2 secteurs du pôle, gérer la préparation et le suivi des instances municipales : Conseil Municipal, Bureau Municipal, Commission Vie de la Cité et des Solidarités (centralisation des ordres du jour et des comptes-rendus des secteurs Enfance/Education, Solidarité/Petite Enfance, Jeunesse/Citoyenneté),
– Traiter l’ensemble des dossiers de demandes de subventions des associations à la Collectivité,
– Assister la Direction Sport/Vie Associative dans la préparation des évènements associatifs et le suivi des dossiers et l’actualité du service
– Assister la Direction de la Culture dans le suivi des demandes de subventions aux partenaires institutionnels et le suivi des dossiers et l’actualité du service.

Activités complémentaires

– Continuité de service en cas d’absence de la chargée d’Accueil du Centre socioculturel.

Compétences – aptitudes requises

– Diplôme d’une formation administrative de niveau 4 à 5 (bac à bac + 2) souhaité,
– Maîtrise des techniques et outils de secrétariat, de tri, classement et archivage,
– Connaissance des organisations et services d’une collectivité,
– Pratique expérimentée des circuits et procédures administratives,
– Autonomie, rigueur, discrétion professionnelle, réactivité, méthode ;
– Connaissances de base de la Fonction Publique Territoriale et des acteurs institutionnels locaux,
– Très bonnes qualités de rédaction, maîtrise des techniques rédactionnelles,
– Connaissance de base de la gestion financière et comptable,
– Très bonne maîtrise des outils bureautique et informatique (Word, Excel…).

Conditions de recrutement

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, Comité des Œuvres Sociales, participation employeur à la complémentaire santé ou prévoyance labellisée.

Poste à temps complet à pourvoir au 1er avril 2023.

 

 

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